Электронная транспортная накладная, или ЭТрН

При организации автомобильных грузоперевозок важно понимать, как устроены электронные транспортные накладные: кто формирует документ, какие участники вносят сведения, как данные передаются в государственную информационную систему и что происходит при изменении условий перевозки. Электронный формат позволяет последовательно фиксировать действия грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя в рамках одной перевозки.

Что такое электронная транспортная накладная

Электронная транспортная накладная, или ЭТрН, — это перевозочный документ, сформированный в цифровом виде. При автомобильной перевозке транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки груза и содержит сведения, необходимые для выполнения перевозки.

ЭТрН не представляет собой обычный файл PDF или скан бумажного документа. Сведения формируются в установленном формате, подписываются участниками перевозки и передаются через информационную систему оператора в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.

ГИС ЭПД работает с 2022 года. В ней обрабатываются и хранятся сведения об электронных перевозочных документах, а государственные органы могут получать необходимую информацию в рамках своих полномочий.

Что изменилось с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года вступили в силу положения Федерального закона от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ, предусматривающие обязательное оформление в электронном виде ряда перевозочных и экспедиторских документов.

Для автомобильных грузоперевозок изменения затронули прежде всего транспортную накладную и заказ (заявку) на перевозку. Если между сторонами заключается договор перевозки груза и требуется транспортная накладная, с указанной даты она формируется в электронном виде.

Обязательный электронный формат предусмотрен также для ряда документов на других видах транспорта и в транспортно-экспедиционной деятельности.

При этом переход на ЭПД не означает, что абсолютно любой документ, используемый при работе автомобиля, с сентября 2026 года должен существовать только в цифровом виде. Например, путевой лист по общему правилу может оформляться как на бумаге, так и электронно. Если он сформирован в электронной форме, сведения передаются в ГИС ЭПД.

Кому требуется оформлять ЭТрН

Необходимость транспортной накладной связана прежде всего с наличием перевозки груза по соответствующему договору.

В обычной схеме автомобильной грузоперевозки в оформлении документа участвуют:

• грузоотправитель;

• перевозчик;

• грузополучатель;

• при определённых условиях — другие участники перевозочного процесса.

Если договором не предусмотрено иное, транспортную накладную составляет грузоотправитель.

Сам факт перемещения товара на автомобиле ещё не означает автоматическую обязанность оформить ЭТрН во всех ситуациях. Например, когда организация перевозит принадлежащий ей груз собственным транспортом и договор перевозки между разными лицами не заключается, транспортная накладная в общем случае не требуется.

Иная ситуация возникает, если для доставки собственного товара привлекается сторонний перевозчик и заключается договор перевозки. Тогда возникает необходимость оформления транспортной накладной.

Как происходит обмен электронной транспортной накладной

Участники перевозки не направляют документ непосредственно в ГИС ЭПД самостоятельно. Электронный обмен организован через операторов информационных систем электронных перевозочных документов — ИС ЭПД.

В упрощённом виде процесс выглядит следующим образом:

1. Грузоотправитель формирует первоначальные сведения о перевозке и грузе.

2. Информация подписывается в установленном порядке.

3. Оператор ИС ЭПД передаёт необходимые сведения в ГИС ЭПД.

4. На этапе приёма груза свою часть документа оформляет перевозчик.

5. При доставке грузополучатель фиксирует сведения о получении груза и при необходимости замечания.

6. Последующие действия участников также отражаются в электронной форме.

7. Сведения по завершённым этапам перевозки сохраняются в системе.

Таким образом, ЭТрН развивается по мере выполнения перевозки. Это не документ, который один участник один раз создаёт в начале маршрута и больше не изменяет.

Какие сведения включаются в ЭТрН

Содержание электронной транспортной накладной зависит от этапа перевозки. В ней могут отражаться данные о сторонах договора, характеристиках груза, транспортном средстве, местах погрузки и выгрузки, а также фактическом выполнении отдельных операций.

К существенной информации относятся сведения о:

• грузоотправителе и грузополучателе;

• перевозчике;

• грузе;

• количестве грузовых мест;

• массе и других характеристиках груза в предусмотренных правилами случаях;

• месте погрузки;

• месте выгрузки;

• транспортном средстве;

• приёме груза перевозчиком;

• передаче груза получателю;

• замечаниях, возникших при приёмке.

Адреса мест погрузки и выгрузки должны соответствовать фактическим обстоятельствам перевозки. Поэтому данные в ЭТрН необходимо проверять до подписания соответствующего этапа документа.

Можно ли изменить сведения после начала перевозки

На практике условия перевозки могут меняться уже после отправления автомобиля. Например, может потребоваться заменить транспортное средство или водителя, изменить отдельные сведения либо зафиксировать особенности при получении груза.

Электронный формат предусматривает работу с такими ситуациями. Если перевозчик в пути меняет транспортное средство, но сам перевозчик остаётся прежним, создавать новую транспортную накладную только из-за такой замены не требуется. Изменение отражается в рамках существующей ЭТрН.

Исправление электронной накладной также возможно по инициативе участника информационного взаимодействия, кроме сведений, изменение которых нормативными правилами не допускается.

При этом уже принятую ГИС ЭПД накладную нельзя просто удалить или аннулировать так, как пользователь удаляет обычный файл. Для исправлений применяется установленный порядок электронного взаимодействия.

Нужна ли отдельная ЭТрН на каждую партию товара

Количество накладных не всегда равно количеству товарных позиций или партий.

Несколько партий груза могут быть включены в одну транспортную накладную, если соблюдаются необходимые условия: они перевозятся одним транспортным средством, следуют от одного грузоотправителя одному грузополучателю, имеют единое место погрузки и одно место выгрузки.

Если эти условия различаются, схема оформления может измениться. Поэтому при регулярных перевозках важно заранее определить правила формирования документов для типовых маршрутов и разных вариантов доставки.

ЭТрН при перевозке небольшим автомобилем

Распространённое заблуждение связано с автомобилями разрешённой максимальной массой до 3,5 тонны. Использование малотоннажного транспорта само по себе не освобождает стороны от транспортной накладной.

Если заключается договор перевозки груза и по характеру отношений требуется транспортная накладная, требование об электронном формате применяется независимо от того, используется тяжёлый грузовик или небольшой коммерческий автомобиль.

Поэтому определять необходимость ЭТрН только по типу или массе машины неправильно. В первую очередь необходимо установить характер правоотношений между участниками.

Электронная подпись и полномочия сотрудников

Поскольку документ оформляется в цифровой форме, нужно заранее определить, кто от имени каждого участника перевозки вправе совершать необходимые действия.

На практике следует проверить:

• какие сотрудники формируют документы;

• кто подписывает соответствующие сведения;

• какие виды электронной подписи применяются для конкретных действий;

• требуется ли сотруднику машиночитаемая доверенность;

• совпадают ли полномочия сотрудника с его ролью в процессе перевозки.

Особенно важна эта проверка для организаций с большим количеством водителей, логистов, складов и филиалов. Перевод документа в электронный вид затрагивает не только бухгалтерию: действия могут выполнять сотрудники, участвующие непосредственно в отгрузке, транспортировке и приёмке.

Что происходит при проверке автомобиля

Электронный формат меняет и порядок работы с документами во время перевозки. Сведения об ЭПД находятся в информационной системе, поэтому проверка не сводится к предъявлению инспектору бумажной накладной с подписями и печатями.

Для таких ситуаций предусмотрен порядок получения сведений об электронном документе. Водителю необходимо иметь возможность идентифицировать перевозку и предъявить предусмотренные данные при проверке.

Организации поэтому стоит отдельно проверить не только процесс создания ЭТрН в офисе, но и действия водителя в пути: где получить необходимые сведения, что предъявлять проверяющему и как действовать при технических сбоях.

Когда возможен бумажный документ

Обязательный переход на электронный формат не означает полного отсутствия исключений. Нормативными актами могут быть установлены определённые ситуации, когда перевозочный документ разрешается оформить на бумажном носителе.

Такие случаи следует рассматривать именно как исключения. Постоянно использовать бумажные накладные вместо электронных только потому, что привычный документооборот ещё не перестроен, нельзя, если конкретная перевозка подпадает под обязанность применения ЭТрН.

При возникновении технической или иной нестандартной ситуации необходимо проверять, предусмотрено ли для неё нормативное основание для бумажного оформления.

Что проверить организации при работе с ЭТрН

Для перехода на электронный документооборот недостаточно заменить бумажный шаблон его цифровой копией. Необходимо проанализировать весь процесс перевозки.

Полезно последовательно проверить:

1. В каких операциях организации заключается договор перевозки груза.

2. Кто в каждой схеме является грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем.

3. Кто должен создавать первоначальные сведения.

4. Какие сотрудники будут подписывать документы.

5. Настроены ли необходимые электронные подписи и полномочия.

6. Может ли организация обмениваться ЭПД со всеми основными контрагентами.

7. Как будут оформляться замена машины, переадресация, расхождения при приёмке и другие нестандартные события.

8. Понимают ли водители порядок действий при дорожной проверке.

9. Соответствуют ли данные в учётной системе фактическим сведениям о грузе, участниках и местах погрузки и выгрузки.

Предварительная проверка этих процессов помогает обнаружить ситуации, в которых раньше документы исправлялись вручную уже после перевозки. В электронном документообороте порядок внесения и корректировки информации формализован сильнее.

ЭТрН и бумажная транспортная накладная: в чём основное различие

Главное отличие заключается не только в отсутствии бумаги. При традиционном документообороте экземпляры накладной физически перемещались между участниками вместе с грузом либо передавались позднее.

В электронной модели действия сторон последовательно фиксируются в информационной системе, а сведения передаются через оператора ИС ЭПД в государственную систему. За счёт этого документ существует как цепочка юридически значимых электронных действий участников перевозки.

Именно поэтому переход на ЭТрН следует рассматривать не как сканирование привычного бланка, а как изменение процесса оформления перевозки.

Что важно учитывать

С 1 сентября 2026 года транспортная накладная при автомобильной перевозке, когда её оформление требуется законодательством, формируется в электронном виде. При этом необходимость документа определяется характером конкретной перевозки, а не только наличием автомобиля и фактом перемещения товара.

Для корректной работы необходимо определить роли участников, настроить электронное взаимодействие, проверить полномочия сотрудников и заранее продумать действия при изменении условий перевозки. Отдельного внимания требуют перевозки собственным транспортом, привлечение сторонних перевозчиков, замена машины в пути, несколько партий груза и исправление уже переданных сведений.

Такой подход позволяет рассматривать ЭТрН не изолированно, а как часть общего процесса оформления грузоперевозки — от заключения договора и передачи груза перевозчику до его приёмки получателем.